Reactie op Coronavirus

Reactie op Coronavirus (COVID-19) van ons moederbedrijf OASIS Group

Een boodschap van onze CEO

In deze uitdagende en ongekende tijden zet OASIS Group zich in om de verspreiding van het Coronavirus tot een minimum te beperken. Onze focus is om ervoor te zorgen dat we al onze diensten kunnen behouden met lokale beperkingen, terwijl we onze Teamleden, klanten en belanghebbenden veilig houden.

We begrijpen hoeveel onze klanten op onze diensten vertrouwen. Daarom werken we er hard aan om de belangen van onze klanten te beschermen en de impact van mogelijke verstoringen te beperken. We zullen er altijd voor zorgen dat onze Teamleden, klanten en belanghebbenden centraal staan bij elke beslissing en actie die we ondernemen.

Wat doen we om onze klanten en organisatie te beschermen?

Bedrijfscontinuïteitsplannen
OASIS Group heeft noodplannen en oefeningen opgesteld om in buitengewone situaties een gezonde bedrijfsvoering te behouden. Ook hebben we een risicobeoordeling uitgevoerd om potentiële gevaren die onze kritieke activiteiten, middelen en toeleveringsketen kunnen verstoren te identificeren. Daarnaast hebben we volledige en robuuste bedrijfscontinuïteitsplannen opgesteld om de dienstverlening en beveiliging op het hoogste niveau te houden en tegelijkertijd te voldoen aan lokale overheidsbeperkingen.

Onze bedrijfscontinuïteitsplannen bevatten de volgende punten:

• Scenario planning voor de verschillende fasen van het coronavirus.
• We hebben waar mogelijk thuiswerken ingezet. Op deze manier blijven we wel volledig operationeel.
• In onze bezorg- en ophaalprocessen zijn wijzigingen aangebracht om de gezondheid en veiligheid van onze Teamleden en klanten te beschermen en de risico’s verbonden aan COVID-19 te minimaliseren. Deze wijzigingen zorgen ervoor dat onze dienstverlening zonder onderbreking kan doorgaan.
• Op verzoek kunnen we dossiers scannen en verzenden in plaats van ze fysiek af te leveren.
• Snel mobiliseren en inzetten van middelen binnen de OASIS Group. Onze Teamleden zijn hiervoor getraind, wat betekent dat we flexibel en responsief kunnen reageren.
• Ons crisisbeheerteam volgt de ontwikkelingen rondom COVID-19 en beperkt eventuele nieuwe of opkomende risico’s.

Teamleden
• Op regelmatige basis worden de goede hygiënepraktijken gecommuniceerd naar onze Teamleden. Zij worden ook op de hoogte gebracht van de beschermingsmaatregelen tegen COVID-19, waaronder persoonlijke reis- en ziekterapportage.
• Wij bieden onze Teamleden ondersteuning en pastorale zorg via onze HR, de arbodienst en Hulpdienst voor Werknemers.
• We begeleiden en ondersteunen onze managers bij het behandelen van COVID-19 gevallen volgens officeel medisch, overheids-, juridisch en HR-advies.
• We volgen het advies om fysiek contact te vermijden en maken gebruik van online tools om vergaderingen te houden.
• We hebben reisbeperkingen opgelegd voor alle zakenreizen die niet noodzakelijk zijn.
• We attenderen onze Teamleden op het verhoogd risico van mogelijke cyberaanvallen omdat criminelen het coronavirus kunnen misbruiken om gevoelige persoonlijke informatie te achterhalen.

Klanten
• Als partner voor document- en informatiebeheer hebben we digitale mogelijkheden en daarom vragen we onze klanten om te overwegen of benodigde documenten op dit moment elektronisch kunnen worden gescand en verzonden.
• We hebben voor onze Teamleden een speciaal distributiecentrum beschikbaar gesteld zodat alle opvragingen geleverd kunnen worden en documenten opgehaald kunnen worden.
• Klanten hoeven niet meer te tekenen op de scanner van de bezorger bij ontvangst van een opvraging. In plaats hiervan zal ons Teamlid de naam van de geautoriseerde persoon die de levering ontvangt zelf registreren.

Leveranciers
• We evalueren onze kritieke leveranciers om er zeker van te zijn dat ze het serviceniveau kunnen blijven bieden zodat OASIS de serviceniveaus voor onze klanten kan blijven handhaven.
• We communiceren voortdurend met onze leveranciers en ze hebben de instructie gekregen om ons op de hoogte te stellen als hun omstandigheden veranderen waardoor de levering van hun producten of diensten aan de OASIS Group in gevaar kan komen.
• We hebben nog geen risico’s of problemen geïdentificeerd in onze toeleveringsketen.

Bezoekers en opdrachtgevers
• Alle bezoekers en opdrachtgevers die een locatie bezoeken van de OASIS Group moeten een verklaring invullen waarin wordt bevestigd dat ze geen bekende symptomen van COVID-19 hebben en niet bewust in contact zijn gekomen met een ander persoon die met het virus is besmet. Toegang wordt geweigerd als er geen bevestiging kan worden gegeven.
• Alle bezoeken die niet noodzakelijk zijn aan onze locaties zijn geannuleerd en / of verplaatst naar een latere datum.

Hoe houden we u op de hoogte?

We blijven de situatie volgen via de officiële kanalen en we zullen alle nodige maatregelen nemen om onze diensten te blijven leveren, terwijl we voldoen aan de overheidsrichtlijnen van de landen waarin we actief zijn. In deze veranderende situatie zullen we er alles aan doen om eventuele wijzigingen in onze diensten zo snel mogelijk door te geven.
Om u op de hoogte te houden, plaatsen we up-to-date informatie op onze website (www.oasisgroup.com), op LinkedIn en wordt deze via e-mail gedeeld.