Gemeente Dronten: bedankt voor de opdracht!

Woensdag 13 november was het dan zover, de ondertekening van het contract voor het digitaliseren van 471 m1 bouwvergunningen, 4.500 riool- en historische tekeningen en het anonimiseren van ruim 51.000 bouwdossiers, door één van onze directeuren Randy van Zwieten en Burgemeester van Dronten, dhr. Jean Paul Gebben. Naast bovenstaande werkzaamheden vindt er ook nog (digitale) overdracht van dit archief naar het Flevolands Archief plaats. Na een intensief aanbestedingstraject is Allbidigit als economische meest voordelige partij uit de koker gekomen.

Na de voorlopige gunning is er nog een intensieve Proof of Concept periode geweest waarbij Allbidigit heeft aangetoond over de juiste expertise en kwaliteit te beschikken. Komende maanden kunnen we dus flink aan de bak. De verificatievergadering heeft al plaatsgevonden, waarbij we de puntjes nog eens op de “i” gezet hebben, en onze kennis, inzichten en adviezen hebben overgedragen. Samen met Leon van Oosterom gaan we van dit project een succes maken. Gemeente Dronten bedankt voor de opdracht!

Gemeente Dronten ligt in de provincie Flevoland en bestaat uit drie woonkernen: Biddinghuizen, Dronten en Swifterbant. Gemeente Dronten is qua oppervlakte één van de grootste gemeenten van Nederland met 42.000 ha en onderscheidt zich in Flevoland door rust, ruimte en veel groen met gevarieerde recreatieve voorzieningen, meren en bossen.

Dit project heeft als doelstelling de dienstverlening van Gemeente Dronten te verbeteren door:

  • de doorlooptijd van de dienstverlening te verkorten
  • het gemak voor de burgers en interne organisatie te verhogen
  • zich voor te bereiden op de Omgevingswet
  • minder fysieke opslagruimte te gebruiken

Daarnaast draagt het project bij aan doelstellingen op het gebied van informatievoorziening, digitale dienstverlening en duurzaamheid. Bouwdossiers zijn namelijk digitaal makkelijker en sneller te raadplegen en de gemeente voldoet aan de wettelijke verplichtingen van archiefbeheer en digitale dienstverlening. De kans op verlies van informatie is lager doordat de dossiers digitaal worden gemaakt.

De primaire doelstelling van bouwdossiers digitaliseren is dat documenten duurzaam, digitaal en plaats- en tijdonafhankelijk toegankelijk en raadpleegbaar worden gemaakt. Anonimiseren valt ook onder deze doelstelling en zal in het begin enkel ‘on-demand’ geschieden. Bepaalde stukken zoals persoonsgegevens uit de bouwdossiers worden geanonimiseerd (onleesbaar gemaakt), overeenkomstig de AVG, als ze online gaan.

De gedigitaliseerde tekeningen dienen geschikt te zijn voor registratie in het zaaksysteem Corsa en worden opgeslagen conform de huidige analoge structuur. De tekeningen worden op schaal aangeleverd zodat ze later op goed formaat uitgeprint kunnen worden. Omdat de tekeningen alleen intern gebruikt worden, is anonimiseren niet nodig. Wel worden de tekeningen scan-gereed gemaakt indien dat nodig is. Hechtmiddelen worden dan verwijderd en reparaties worden dan verricht.