Postverwerking

Iedere organisatie heeft te maken met inkomende post. Alhoewel een toenemende verschuiving te zien is van analoge (papieren) post naar digitale post (via e-mail of web formulieren) zijn er nog veel organisaties die handmatig post verwerken. We weten als geen ander dat het openen, beoordelen, doorsturen en archiveren van deze documenten veel tijd kost. Daarnaast loopt u het risico om papieren post kwijt te raken of ontstaan er capaciteitsproblemen als een ‘postmedewerker’ uitvalt. Uw post uitbesteden is dan een goede oplossing, niet alleen analoge post, maar ook de verwerking van de digitale poststromen.

De voordelen van uitbesteding postverwerking

Flexibiliteit

Bespaart kosten

Vermindert fouten

Tijdwinst

Continuïteit

Overal toegankelijk en verkrijgbaar

Door het uitbesteden en digitaliseren van de inkomende post wordt de gehele postverwerking veel efficiënter. Hierdoor raken poststukken niet meer zoek en beschikt u altijd en overal over uw poststukken. Daarnaast is archiefruimte niet meer nodig voor het opbergen van poststukken

De voorbereiding en implementatie van digitale postverwerking vergt veel tijd. Daarom is het verstandig om een deskundige partij zoals Allbidigit hierbij te betrekken. Want door onze jarenlange ervaring bespaart u veel kosten en tijd en kunnen wij u geheel ‘ontzorgen’ bij de verwerking van uw poststromen! Uw inkomende post is op ieder gewenst moment digitaal beschikbaar bij de juiste persoon en/of afdeling. Als specialist in documentstromen zorgen wij ervoor dat alles vloeiend verloopt binnen uw organisatie.

Naast postverwerking is Allbidigit ook inzetbaar voor andere documentoplossingen zoals factuurverwerking, digitalisering en archiefopslag en –beheer

“Sinds 2016 verzorgt Allbidigit voor de gemeente Weert het digitaliseren van het analoge postproces, inclusief de facturenstroom. De analoge post wordt dagelijks bij Allbidigit afgeleverd. Zij zorgen ervoor dat de documenten en facturen (met metadata herkenning) op diezelfde dag beschikbaar zijn en door de gemeente Weert verwerkt kunnen worden in ons zaaksysteem en financieel systeem.

We zijn tevreden over deze dienstverlening. Allbidigit levert volgens afspraak: kwalitatief correct en op tijd. Ze zijn goed bereikbaar, staan open voor vragen en suggesties en melden meteen als er afwijkingen in het proces zijn.” Nico Murk, DIV-coördinator

Proces postverwerking

Poststromen

Bij de postverwerking kan sprake zijn van verschillende aanvoerstromen van post. De belangrijkste stroom betreft de post die gericht is aan uw postbusnummer. Deze postbus wordt via een zogenaamde doorzendservice direct doorgezet naar een postbus van Allbidigit. Aansluitend wordt deze post bij Allbidigit aangeleverd. In de regel rechtstreeks vanaf een postverdeelcentrum vóór 08.00 uur ’s ochtends. Daarnaast kan het zijn dat post naar het straatadres van uw kantoor gezonden wordt, aan de balie of receptie afgegeven wordt of in de brievenbus gestopt wordt. Allbidigit kan ervoor zorgen dat ook al deze post bij u wordt opgehaald en aansluitend verwerkt wordt.

Digitalisering van de post

De ontvangen post wordt bij Allbidigit op basis van afspraken met de klant verder verwerkt. Zo vindt allereerst selectie plaats op wat wel en niet geopend mag worden. De post die gedigitaliseerd dient te worden wordt vrijwel altijd voorzien van een barcode (bijvoorbeeld via etiketten of voorlegvellen). De barcode zorgt ervoor dat elk poststuk een uniek kenmerk krijgt. Dit unieke kenmerk garandeert een waterdicht verwerkingsproces met volledige tracking & tracing van uw poststukken.  Aansluitend wordt de post gescand, waarbij nagenoeg elke papiersoort en elk formaat verwerkt kan worden. De digitale bestanden worden indien gewenst voorzien van relevante kenmerken (zoals datum, afzender, geadresseerde, onderwerp) en beschikbaar gesteld aan de klant. Dit aanleveren gebeurt, afhankelijk van de afspraken met de klant, in de regel binnen 2 tot 4 uur. Hierbij kan de klant ervoor kiezen om de digitale files via een veilige verbinding te downloaden bij Allbidigit. Uiteraard kan Allbidigit ook een upload naar nagenoeg elk gewenst systeem voor u regelen.

Wat gebeurt verder met de fysieke post?

De post die niet geopend wordt, kan volgens te maken afspraken aangeleverd worden bij de klant. Soms worden ook oorkondes, polissen van verzekeringen, bankpassen, e.d. ontvangen. Ook die worden fysiek aangeleverd bij klant. De meeste klanten kiezen ervoor om van de gedigitaliseerde post de originele documenten voor bepaalde of zelfs onbepaalde tijd bij Allbidigit op te laten slaan. Na verloop van tijd kunnen deze dan, afhankelijk van de afspraken, vernietigd worden of blijvend bewaard worden.