Factuurverwerking

Handmatig inkoopfacturen verwerken is een tijdrovend proces dat veel aandacht vraagt. Het boeken, fiatteren en archiveren van inkomende facturen is ook nog erg foutgevoelig. Daarnaast kunnen facturen kwijtraken. Gelukkig is het mogelijk om uw facturen probleemloos te verwerken met geautomatiseerde factuurverwerking: tijdwinst, kostenbesparing én nooit meer facturen kwijt!

Voordelen factuurverwerking

Kostenbesparing

Ruimtebesparing

Vermindert fouten

Tijdwinst

Continuïteit

Geen facturen meer kwijt/vergeten

Met onze service factuurverwerking kunnen wij u in alle stappen ondersteunen en ontzorgen. Door onze jarenlange ervaring bespaart u hiermee tijd en kosten op het invoeren, archiveren en raadplegen van uw crediteurenadministratie.

Alle inkoopfacturen worden namelijk digitaal verwerkt volgens een nauwgezet proces. Hierdoor raken facturen niet meer kwijt, worden ze niet vergeten en wordt het aantal fouten geminimaliseerd. Daarnaast zijn de facturen direct opvraagbaar in het digitaal (persoonlijk) archief waardoor u ruimte bespaart.

Naast factuurverwerking is Allbidigit ook inzetbaar voor andere documentoplossingen zoals:
• postverwerking
• digitalisering
• archiefopslag en –beheer.

Proces factuurverwerking

Ten aanzien van de factuurverwerking kan er sprake zijn van verschillende aanvoerstromen. Facturen kunnen via mail, via de reguliere post (postbus) of via de baliepost binnenkomen. Digitale facturen kunnen ook opgehaald worden bij een portal, al dan niet via een link in een mail. Dit is dus een variant op de mailfactuur.

Proces factuurverwerking

1. Fysieke facturen worden ontvangen per post. Het komt vaak voor dat wij voor een klant een postbus aanvragen. Door gebruik te maken van een doorzendservice op uw postbus worden de enveloppen met papieren facturen nagenoeg zonder tijdverlies doorgezet naar een postbus bij Allbidigit. Deze post wordt door Allbidigit rechtstreeks bij een postdistributiecentrum opgehaald. Hierdoor wordt veelal een tijdwinst van enkele uren gehaald. Digitale facturen worden direct verwerkt (zie stap 4).

2. Alle fysieke facturen krijgen in het proces een uniek kenmerk. Hierdoor zijn alle poststukken traceerbaar binnen Allbidigit.

3. Daarna worden de papieren facturen gescand.

4. De fysieke facturen die zijn gedigitaliseerd en de digitale facturen worden door de factuurverwerkingsmodule van de applicatie IRIS automatisch opgepakt en verwerkt. Relevante gegevens worden uitgelezen en door een medewerker gecontroleerd en waar nodig aangepast c.q. verrijkt.

5. De goedgekeurde facturen worden automatisch in de workflow, die vooraf is ingesteld naar uw wensen, doorgezet naar uw ERP/ financieel systeem voor verdere procuratie/ betaling.

6. In de regel worden de fysieke facturen voor bepaalde tijd bewaard in onze geconditioneerde archiefruimte. Ook digitale facturen kunnen naar wens voor u bij Allbidigit op een aparte server worden opgeslagen.