ArchiefDepot.nl – Nu live!

Al jaar en dag houden wij voor meer dan 300 klanten het papieren archief in bewaring, de laatste jaren voegen we hier ook steeds meer digitaal archief aan toe. Om dit te beheren is er het Customer Service Center (CSC), een webshop waarin archief o.a. kan worden opgevraagd.

Nu hebben een aantal van onze klanten ook op hun eigen locatie archieven staan, dit meestal vanwege beleidsredenen. Vanuit deze situatie ontstond de vraag of wij niet het CSC aan hen beschikbaar wilde stellen waarin zij de archieven van hun eigen locatie konden beheren.

Deze wens hebben wij gecombineerd met onze eigen ambities om een nieuw CSC te ontwikkelen. In samenwerking met onze klant DSM hebben we “Archiefdepot.nl” ontwikkelt. In dit systeem combineren wij het beheer van extern bij AllBidigit opgeslagen archieven en het beheer archieven dat op uw de eigen locatie staat.

Op onze relatiedag hebben wij versie 1.0 van dit systeem laten zien! Deze versie is nu ook voor u beschikbaar, om archieven die bij u zelf staan te beheren. Versie 2.0 zal ervoor zorgen dat ook archieven die bij ons zijn opgeslagen in het systeem beschikbaar worden.

Intern opgeslagen archief

Gegevens van archieven in uw eigen ruimten (depots) worden opgenomen in de webshop. Daarna kunnen de door u geautoriseerde medewerkers inloggen en zoeken binnen het systeem. Archiefstukken die men wil inzien kunnen worden besteld. Aanvragen (orders) kunnen optioneel nog worden beoordeeld door een andere medewerker. Daarna zal de order worden aangeboden aan de archiefbeheerders van uw organisatie om deze uit te leveren. Alle handelingen in het systeem en daar buiten worden door uw eigen medewerkers uitgevoerd.

Archief bij AllBidigit

Als u bij ons ook archieven heeft staan vindt u in hetzelfde systeem ook gegevens over deze archieven. In dat geval kunnen medewerkers ook zoeken en orders plaatsen, en worden deze optioneel ook beoordeeld door een andere medewerker. Daarna neemt AllBidigit de behandeling over en zorgt dat de aanvraag wordt verwerkt en dat uw archief fysiek of digitaal wordt afgeleverd bij uw medewerkers.

Functionaliteiten

Enkele functionaliteiten van “ArchiefDepot.nl” zijn:

  • Zoeken naar archief
  • Archief in een winkelwagen verzamelen
  • De winkelwagen bestellen
  • Eventueel worden bestellingen door een medewerker beoordeeld
  • Eigen depotbeheerders ontvangen de bestellingen en kunnen ze behandelen
  • Archiefitems kunnen worden toegevoegd, aangepast of er kunnen Excellijsten worden geïmporteerd
  • Met de vernietigingsmodule kunnen de opgeslagen na de bewaartermijn worden beoordeeld om tot vernietiging over te gaan
  • Iedere gebruiker heeft zijn eigen account met toegangsrechten tot de verschillende archieven
  • Overzichten kunnen worden geëxporteerd om in Excel snel inzicht te krijgen
  • Het is een cloud oplossing waardoor wij u geheel ontzorgen

Interesse in ArchiefDepot.nl? Of wilt u gebruik maken van onze depots om archief in op te slaan? Neem dan direct contact op met Ruud Vonk.

Ruud Vonk
Senior Accountmanager

0471 - 41 11 170

r.vonk@allbidigit.nl



Geef een reactie